提案してきた公文書管理条例が制定に向け動き出しました!

2018年10月10日 22時01分 | カテゴリー: 市民自治・参加・情報公開, 活動報告

8月に視察した札幌市公文書館。廃校を利用し改装して使用している。
資料室ではパソコンで市民が自由に文書の検索をし閲覧できる。

公文書管理についてはこれまで2回の一般質問ほか、折に触れ質問し公文書管理条例の制定を提案してきました。今回の質問で市として条例を制定していく方向性の答弁を得ることができました。行政の信頼として重要な公文書は同時に市民の知的財産でもあり、作成・保存・公開のサイクルでのルール作りを今後も注視していきます。

 まずは文書管理規程の見直しを

小平市文書管理規程では、行政文書の保存年限を1年、3年、5年、10年、永久保存と定めています。10年保存後の文書は管理規程第29条により必要に応じて保存の継続をしていますが、30年という保存年限をもつ自治体も多くあり見直しの必要性を提案してきました。質問では、廃棄と継続保存のルールや保存年限の再検討など文書管理規定の見直しを庁内で行っていることを確認しました。
また、文書管理規程では何を永久保存とするのかの決まりはありますが、役所の書類である行政文書だけでなく地域資料を併せて小平市にとって重要な歴史公文書として保存するためのルールがありません。この歴史公文書の定義付けについては、以前の一般質問で行っていくとの答弁を得ていますが、今回はさらに一歩進め、定義づけの中で条例化を視野に入れていくという成果を得ることができました。

 

古文書や地域活動資料などと重要な行政文書を併せ歴史公文書として市民の財産に

古文書や自治会・地域活動の記録などを併せた地域資料は、市史編さんの作業プロセスで整理され中央図書館で保存されています。目録化も進み市民がアクセスできるしくみも整いつつあります。ここに役所の行政文書のうち将来に向けて保存すべき永久保存のものを併せて保管し、市民が閲覧可能にすることが生活者ネットワークとしての提案です。
庁内の行政文書の作成と管理は文書総合管理システムによって行われていますが、現システムには2008年以降のデータしか入っていないため、すべての目録を閲覧するにはデータ移行が必要とのことでした。
今年の7月に視察した札幌市では自治基本条例の制定時に併せて市民の将来にわたる知的財産として市民がアクセスできるしくみの構築をめざし、公文書館の設置と公文書管理条例制定によりお金をかけてデータ移行を行っています。
小平市では自治体のスケールとして公文書館の設置は難しいとしても、歴史公文書を条例により定義し、閲覧可能なものは図書館や資料コーナーで市民が検索アクセスできるしくみを早急に創り上げることが必要です。

 意思決定のプロセスをたどれる文書作成と保存、第三者の関与が重要

公文書の作成と保存は、後の時代にも誰がどこでどう決めたかという意思決定のプロセスを確認できることが重要です。国では森友学園や加計学園の問題で、この基本の基本がなされていないことがわかり国民の大きな不信をかいました。このプロセスを適正に行うためには専門家など第三者関与が不可欠であり、公文書作成・管理のサイクルが適正に行われることを前提に行政や政治の活動が透明・適正なものになります。
将来の歴史をつくるのは今をつくる私たち市民であるという自覚をもって、公文書管理条例を自らのこととして引き続き考えていきたいと思っています。