市民の財産である公文書について管理条例の策定を  

2017年1月31日 20時25分 | カテゴリー: 市民自治・参加・情報公開, 活動報告

新聞社の情報公開請求に対して「文書不存在」の回答があったことを伝える記事。

新聞社の情報公開請求に対して「文書不存在」の回答があったことを伝える記事。

●東京都の問題でわかった公文書管理の重要性
公文書管理はあまり身近な問題とは感じないかもしれません。しかし、公文書を作成しきちんと保存しておくことは、情報公開の大前提であり、「どこで誰が何をどう決めたか」という決定プロセスを含め事業の透明性を確保することは、行政への信頼性そのものにも関わる重要なことです。
事実、東京都では豊洲新市場の建設をめぐり、盛り土をしないことをどこで誰が決めたか――本来なら、会議や決裁に関わる公文書をたどればわかることがすぐには判明せず調査がなされました。また、オリンピック費用についての関連文書が存在していないことが判明するなど、文書管理のずさんさだけでなく意思決定のガバナンスのレベルの低さが露呈しました。

●小平市民の知る権利を担保する公文書管理条例を
小平市では自治基本条例や情報公開条例で市民の知る権利が保障されています。いっぽうで、文書管理については行政内部のルールである文書管理規定しかありません。
条例レベルでの市民への約束を担保するために、文書管理についても公文書管理条例として内部規定からの格上げするべきだと考えています。そのため、2013年から2度目となる文書管理に関する一般質問を2016年12月議会で行いました。
公文書管理条例の制定については、3年前と全く同じ「文書管理は市の内部事務」という答弁が返ってきました。この考え方は間違っているのではないかと私は考えています。文書の作成、保管、廃棄を単なる「事務作業」と捉えているようでは行政の透明性の担保、という意識が職員に働かないのではないでしょうか。
質問では、文書管理総合システムの導入や市史編さんにより集まった資料についても考慮し、市政情報の公開を前進させることや公文書管理法に位置付けられている歴史公文書の考え方を取り入れることも提案しました。

●現行規定ではさまざまな課題、東京都では2017年度に条例化

歴史公文書や歴史資料の保管・閲覧を提案している中央図書館の地域資料室。

歴史公文書や歴史資料の保管・閲覧を提案している中央図書館の地域資料室。

また、市の文書管理規定では保管期限は永久保存、10年保存、5年保存、3年保存、1年保存の5種。10年の上がすぐ永久保存のままでいいのか、ということも指摘しました。たとえば、大きな災害が起きたときには10年では復興のための事後処理は終わりません。10年はすぐ経ち、その文書をどうするかという問題が阪神・淡路大震災などの事後処理の問題として実際に起きています。30年保存という期限のある自治体も多くあります。
さらに、小平市では市政の重要な会議である庁議について文書作成も公開もされていません。例えば、お隣の国分寺市では庁議の記録が情報公開コーナーでファイルされ誰でもが見られます。
こうしたこと新たな視点を加え、文書管理規定を見直し条例化することは、市政の信頼のためにも必要です。ほかにも市史編さんで集めた資料や歴史公文書を中央図書館の地域資料室で保存、市民が閲覧できるようにすることを提案しています。

答弁で規定の見直しの検討に言及があったのは前進ですが、一般質問の後、東京都は生活者ネット都議の一般質問の答弁で知事自らが公文書管理条例を2017年度策定するとの考えを示しました。小平市も決断すべき時です。